Stad Kortrijk

Communicatie met de pers

Een stadsbestuur is niet zomaar een organisatie, het is een organisatie in een politieke omgeving. De meeste schepenen willen zoveel mogelijk in de pers komen. Een goede naam creëren is belangrijk in kader van de verkiezingen. Hun voortbestaan is immers afhankelijk van het aantal stemmen. Daarnaast bestaat Stad Kortrijk uit heel wat verschillende diensten die af en toe beroep doen op de pers om bijvoorbeeld een project naambekendheid te geven.
Vroeger leidde dit tot een strijd waarbij mensen op eigen houtje naar de pers stapten. Daardoor gebeurde de communicatie naar de pers soms te vroeg of onvolledig. Wat de zaak in kwestie niet ten goede kwam.
Om hieraan tegemoet te komen heeft het stadsbestuur beslist dat elke perstekst,… eerst naar team Communicatie gaat. Dit team bestaat uit een aantal mensen die gespecialiseerd zijn in alles wat met communicatie te maken heeft (hierover later meer). Elke tekst, bestemd voor de pers, ondergaat een controle en krijgt dezelfde lay-out.

Persmomenten

Concreet zijn er twee vaste momenten per week voorzien om de pers op de hoogte te houden van het reilen en zeilen in Kortrijk.
Het eerste moment is op woensdag om 14u , na het schepencollege. De pers krijgt de genomen beslissingen van het college te horen. Journalisten krijgen de agenda van het college al op dinsdagavond doorgestuurd zodat ze zelf kunnen uitmaken of er relevante zaken op het programma staan. Ook moeten ze op voorhand aan hun redactie al kunnen meedelen hoeveel plaats ze zullen nodig hebben om een bepaald artikel te schrijven. Op basis van de agenda kunnen ze dit al grotendeels bepalen. (De agenda is het resultaat van suggesties, punten meegedeeld door de verschillende diensten van Stad Kortrijk)
Op vrijdagmiddag vindt een tweede persbriefing plaats. Dan stuurt de dienst Communicatie alle minder dringende persberichten door. Op basis hiervan kunnen journalisten eventueel een artikel schrijven indien er niet veel nieuws is. Ook de kalender van de komende week is een onderdeel van de briefing. Alles wat te doen is in Kortrijk staat hierin. Zo kunnen journalisten hun eigen agenda aanpassen naargelang de programmatie.

Stad Kortrijk denkt niet alleen aan zichzelf, ook particulieren of verenigingen kunnen beroep doen op het persmoment. Wie als plaatstelijke vereniging iets in de pers wil krijgen, maar niet onmiddellijk beschikt over de juiste contacten krijgt de mogelijkheid om na de persbabbel op woensdag de pers te woord te staan. Op deze manier stelt het stadsbestuur niet alleen de particulieren,… tevreden, maar ook de pers. Die krijgen immers heel wat informatie op hetzelfde moment en verliezen zo geen tijd door voortdurend heen en weer te lopen.

Eén uitzondering op het contact met de pers is de regionale televisiezender WTV. Voor hen brengt het niets op om wekelijks met een hele cameraploeg aanwezig te zijn. Daarom deelt de coördinator van team Communicatie de belangrijkste info mee. Indien er een relevant onderwerp op de agenda staat verwittigt hij WTV zodat die aanwezig kunnen zijn.

Naast het verspreiden van nieuws werkt Stad Kortrijk ook samen met WTV om reclame te maken voor de stad. Zo is er het programma 'Trefpunt' waar korte reportages aanbod komen over verschillende steden in West-Vlaanderen. Er bestaan twee soorten reportages:
- de langere van drie à vier minuten die tweemaal per week uitegezonden worden;
- de reportage van één minuut die drie dagen op rij op scherm te zien is.
Digitale kijkers kunnen ook informatie over Kortrijk verkrijgen op digitext. Hierop vallen
- alle nieuwsitem,;
- de verschillende reportages van Trefpunt;
- de filmpjes die op de verschillende schermen in Kortrijk staan;
- …
te bekijken.

De verstandhouding met de pers

Heel belangrijk is een goede verstandhouding met de pers. Een positief contact met journalisten is van groots belang. Er mag dan nog een zo goed mogelijk persbeleid opgesteld zijn. De journalisten bepalen nog altijd wat ze neerschrijven. Objectiviteit is dan wel een ideaal, veelal speelt de subjectieve ervaring een grote rol.
Soms gebeurt het dat een journalist te vroeg weet heeft over een bepaald nieuwsfeit. Dan is het aan de verantwoordelijke 'pers' van team Communicatie om te onderhandelen met de journalist. Veelal komt het tot een compromis waarbij de journalist het nieuws nog even voor zich houdt in ruil voor meer informatie én de primeur. Het is een kwestie van geven en nemen.
Vaak gebeurt het dat de verantwoordelijke 'pers' na de persbabbel nog even blijft hangen om de goede verstandhouding te creëren en te behouden.

Interne communicatie

Verschillende personen en diensten zijn bevoegd voor de communicatie in het stadsbestuur van Kortrijk.

Intranet

Het intranet is een tool in het netwerk van Stad Kortrijk. Elk personeelslid heeft toegang tot deze pagina en kan er zelf informatie op plaatsen. Reactie van andere personen is mogelijk. Zo kan het verspreiden van een nieuwsfeit bestemd voor de personeelsleden van de stad heel snel verlopen.
Natuurlijk kan niet alles hierop geplaatst worden, er bestaan richtlijnen. Team Communicatie heeft ook de bevoegheid om bepaalde feiten/ gegevens van het intranet te halen.

Team Communicatie

Team Communicatie is een dienst van Stad Kortrijk bestaande uit acht personeelsleden:

  • twee redacteurs die artikels voor de stadskrant,… schrijven;
  • twee personen die bevoegd zijn voor het digitaal platform:
    • de webmaster;
    • de beheerder van de ledwalls en de schermen die verspreid staan over Kortrijk;
  • twee grafici die affiches, flyers, uitnodigingen opmaken voor alle verschillende diensten;
  • een persoon die bevoegd is voor de administratie en
  • de coördinator en verantwoordelijke ' contact pers'.
Communicatienetwerk

Buiten de leden van Team Communicatie heeft elke dienst een verantwoordelijke 'communicatie'. Deze persoon verzorgt de kleinere communicatie van zijn/haar dienst. Op deze manier komt niet alles op de schouders terecht van de dienst Communicatie.
Al deze personen komen vijf à zes maal per jaar samen om een stand van zaken te geven. Tijdens deze momenten komen soms ook vormingen aan bod.

Social media

Meer en meer krijgt het gebruik van sociale media een belangrijke rol in het verspreiden van informatie. Stad Kortrijk maakt dan ook gebruik van deze nieuwe media (facebook, youtube, twitter,…)

Elke dienst kan en mag een facebookpagina aanmaken. Momenteel zijn er nog geen afspraken. Maar het vormt een uitdaging om de aangemaakte pagina levendig te houden.
Daarom geeft team Communicatie het nodige advies aan de verschillende diensten om de nieuwe media zo optimaal mogelijk te benuttigen.

Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License